Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement van de
KBO Seniorenvereniging Bergharen, Hernen en Leur.

Statutaire bepaling
Artikel 1
Krachtens het bepaalde in artikel 21 sub 2 van de statuten heeft de Vereniging Katholieke Belangen Organisatie voor Senioren in Bergharen Hernen Leur, ook genoemd KBO Senioren vereniging Bergharen Hernen Leur, een Huishoudelijk Reglement (HR). In dit reglement wordt de Vereniging verder als ‘vereniging’ aangeduid.

Artikel 2
1. De vereniging is aangesloten bij de Katholieke Belangen Organisatie voor Senioren in
Gelderland (KBO Gelderland).
2. De vereniging kan binnen de gemeente Wijchen samenwerken met andere organisaties welke de belangen van senioren behartigen.
3. De oprichting van de vereniging en de opheffing zijn geregeld in de statuten zoals
deze notarieel zijn verleden op 17 oktober 2006.

Lidmaatschap
Artikel 3
1. Wie lid wil worden van de vereniging meldt zich bij het bestuur.
2. Registratie van het lidmaatschap geschiedt door het bestuur van de vereniging door het
noteren van naam, voornamen, adres en geboortedatum en verder alle gegevens die voor een goede administratie noodzakelijk zijn.
3. Een lid dat is ingeschreven en de contributie heeft betaald, ontvangt de KBO
Ledenpas. Als bewijs van lidmaatschap kan ook dienen het bankafschrift waarop de betaling van de contributie is vermeld.
4. De administratieve gegevens worden beheerd conform het bepaalde in de Wet
Bescherming Persoonsgegevens.
5. Het bestuur kan om bijzondere redenen ontheffing geven van de leeftijdsgrens.
Voorbeelden hiervan kunnen zijn o.a.: wens tot deelname aan KBO-aktiviteiten; aantrekken van bestuursleden op basis van kwaliteit.

Artikel 3a
De leden betalen een door de algemene ledenvergadering vastgestelde jaarlijkse contributie. De contributie is verschuldigd aan het begin van het (met het verenigingsjaar samenlopende) kalenderjaar.
Indien bij betaling van de contributie geen gebruik wordt gemaakt van automatische incasso kan de verschuldigde contributie worden verhoogd in verband met te maken extra incassokosten.
Bij toetreding als lid gedurende het 1e halfjaar is over het lopende jaar de volledige jaarcontributie verschuldigd. Bij toetreding gedurende het 2e halfjaar is over het lopende jaar de helft van de jaarcontributie verschuldigd. Bij toetreding gedurende het 4e kwartaal is over het lopende jaar geen contributie verschuldigd.

Artikel 3b
Personen welke elders lid zijn van een K.B.O., P.C.O.B. of A.N.B.O., kunnen, tegen betaling van de helft van de jaarlijkse contributie, deelnemen aan alle activiteiten van de vereniging. Deze personen worden niet als lid van de vereniging aangemerkt en hebben geen stemrecht tijdens de Algemene Ledenvergadering. Wel kunnen zij op grond van het bepaalde in artikel 8, onder 5, van dit reglement de Algemene Ledenvergadering bijwonen.

Verplichtingen
Artikel 4
Het lidmaatschap verplicht de leden tot:
1. het naleven van alle verplichtingen die voor de leden voortvloeien uit de statuten, de
reglementen en wettig genomen besluiten;
2. het voldoen aan hun financiële verplichtingen tegenover de vereniging;
3. het nalaten van alles waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad dan wel kunnen worden geschaad.

Weigering toelating
Artikel 5
1. Weigert het bestuur toelating als lid dan wordt dit, nadat de betrokkene is gehoord, schriftelijk meegedeeld onder opgave van redenen.
2. Tegen deze weigering kan betrokkene in beroep gaan bij de Algemene Ledenvergadering van de vereniging.
3. Het besluit van de Algemene Ledenvergadering is bindend.

Einde lidmaatschap
Artikel 6
Het lidmaatschap eindigt:
1. door overlijden van het lid;
2. door opzegging door het lid bij het bestuur van de vereniging voor aanvang van het verenigingsjaar;
3. door schriftelijke opzegging door het Algemeen Bestuur van de vereniging nadat betrokkene is gehoord. In dit schrijven worden de gronden vermeld waarop de opzegging berust;
4. door ontzetting.
Gronden voor opzegging kunnen slechts ontleend worden aan het bepaalde in artikel 4
van dit reglement. Het betrokken lid kan binnen een maand na ontvangst van deze kennisgeving schriftelijk in beroep gaan als aangegeven in artikel 5 lid 2 van dit reglement
Als het lidmaatschap in de loop van het jaar eindigt, wordt geen contributie gerestitueerd,
tenzij het bestuur anders beslist.
Opzegging wegens contributieschuld als bedoeld in artikel 4, lid 2 van dit reglement kan slechts geschieden indien het lid niet of niet volledig voldoet aan de betaling van de jaarlijkse contributie en nadat geen gevolg is gegeven aan een door de penningmeester per brief verzonden aanmaning.
In deze aanmaning moeten worden vermeld:
– de grootte van de contributieschuld, vermeerderd met de voor het innen gemaakte extra kosten;
– het tijdvak waarover nog contributie verschuldigd is;
– de wijze waarop de schuld kan worden voldaan;
– de termijn waarbinnen vereffening van de schuld dient plaats te vinden, deze termijn zal tenminste vier weken bedragen.

Organen
Artikel 7
De vereniging kent de volgende bestuurlijke organen;
1. De Algemene Ledenvergadering (ALV). De bevoegdheden zijn geregeld in de artikelen 9, 10 en 11 van de statuten van de vereniging.
2. Het Algemeen Bestuur (AB). Het AB bestaat uit maximaal negen en minimaal vijf leden inclusief het Dagelijks Bestuur.
3. Het Dagelijks Bestuur (DB). Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het Dagelijks Bestuur. Indien een lid als vice-voorzitter is benoemd zal ook deze functionaris deel uitmaken van het DB.

De Algemene Ledenvergadering (ALV)
Artikel 8
1. De ALV is het hoogste besluitvormende orgaan van de vereniging.
2. De reguliere jaarlijkse ALV wordt gehouden in het eerste kwartaal.
3. Het verenigingsbestuur geeft tenminste vier weken voordat de ALV wordt gehouden kennis
van de datum en tijdstip van deze vergadering aan de leden. De uitnodiging wordt uiterlijk
twee weken voor de vergadering bij de leden bezorgd. De uitnodiging bevat de agenda,
datum, tijd en plaats.
4. Het AB stelt een beleids- en werkplan op voor de vereniging en houdt toezicht op de uitvoering hiervan.
5. Tijdens de ALV van de vereniging worden in ieder geval het Bestuurlijk Jaarverslag en het Financiële Verslag van het afgelopen boekjaar behandeld en vastgesteld.
Ook de behandeling en de vaststelling van de begroting voor het lopende jaar en de voorlopige vaststelling van de begroting van het daarop volgende jaar, de vaststelling van de contributie en het bespreken en vaststellen van het beleids- en werkplan maken deel uit van de agenda.
6. Het verenigingsbestuur kan ook niet-leden ter bijwoning van de ALV uitnodigen. Zij hebben geen stemrecht en zij kunnen slechts deelnemen aan de besprekingen indien zij daarvoor uitdrukkelijk worden uitgenodigd.
Onverminderd het daaromtrent in de wet bepaalde is het verenigingsbestuur verplicht
binnen vier weken een ALV bijeen te roepen op verzoek van tenminste 10% van de leden. In het geval de vereniging minder dan 300 leden heeft, geldt een minimum van 30 leden.

Bevoegdheden Algemene Ledenvergadering
Artikel 9
Tot de bevoegdheden van de Algemene Ledenvergadering behoren:
1. het vaststellen van een beleids- en werkplan voor de vereniging en het beoordelen van het beleid van het verenigingsbestuur;
2. de verkiezing van de voorzitter en de leden van het verenigingsbestuur;
3. het behandelen van en beslissen over voorstellen, ingediend door het bestuur of door
leden van de vereniging;
4. het indienen van voorstellen voor de Algemene ledenvergadering;
5. het behandelen van voorstellen die geagendeerd staan voor de Algemene Ledenvergadering en het indienen van amendementen op die voorstellen.

Wijze van stemmen
Artikel 10
1. Rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen bij meerderheid van de door de aanwezige leden uitgebrachte stemmen.
2. Bij schriftelijke stemming benoemt de voorzitter een commissie van twee leden, die wordt belast met het opmaken van de uitslag van de stemming.
3. Voor een schriftelijke stemming worden aan de aanwezige leden stemformulieren uitgereikt.

Kosten
Artikel 11
De kosten van de Algemene Ledenvergadering worden gedragen door de vereniging.

Dagelijks Bestuur
Artikel 12
1. Het Dagelijks Bestuur (DB) bestaat uit tenminste drie leden die vier functies bekleden, te weten voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en de penningmeester.
2. De voorzitter wordt door de Algemene Ledenvergadering in functie gekozen.
De overige functies worden door het Algemeen Bestuur(AB) onderling verdeeld.
3. Binnen de kaders van het Beleids- en Werkplan handelt het D.B. alle voorkomende werkzaamheden af. Het DB behandelt alle correspondentie. Het DB vergadert tenminste viermaal per jaar .Het DB doet verslag (mondeling of schriftelijk) van het besprokene aan de A.B. vergadering.
4. De voorzitter geeft leiding aan- en houdt toezicht op het hele verenigingsgebeuren.
Hij is bij officiële gelegenheden de woordvoerder en representant van de vereniging tenzij hij deze taak heeft gedelegeerd.
5. De secretaris voert de correspondentie en ondertekent alle van hem uitgaande
stukken en houdt hiervan afschrift. Hij verzendt namens de voorzitter de uitnodigingen voor de AB – DB- en Algemene Ledenvergaderingen. Hij beheert het archief, de bewaarplaats van de stukken kan worden gedelegeerd. Hij verzendt persberichten over de activiteiten van de vereniging. Hij bewaakt de volgorde van aftreden van bestuursleden op basis van een daarvoor opgesteld rooster.
6. De penningmeester beheert de gelden van de vereniging en houdt boek van alle
ontvangsten en uitgaven. Hij draagt zorg voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en zorgt voor een correcte betaling van alle door het bestuur goedgekeurde uitgaven. Hij stelt de concept-begroting en concept-jaarrekening op. Hij houdt toezicht op de naleving van de begroting. Afwijkingen van de begroting zal hij terstond melden aan de voorzitter ter bespreking in de DB en/of AB vergadering. Alle betalingen zullen zoveel mogelijk via een bank- of girorekening geschieden. Voor dringende zaken wordt een kleine kas van maximaal € 250,- (tweehonderdvijftig euro) aangehouden.

Algemeen bestuur
Artikel 13
1. De Algemene Ledenvergadering bepaalt het aantal leden van het Algemeen Bestuur (AB); voor de huidige bestuursperiode is dit aantal bepaald op maximaal negen en minimaal vijf personen.
2. Het AB vergadert tenminste viermaal per jaar. Van elke vergadering wordt een verslag/besluitenlijst gemaakt.
Ter verlichting van de taken van de DB-bestuursleden zullen de overige AB-leden
mede fungeren als leiders van projecten. Coördinatoren van activiteiten behoeven geen bestuurslid te zijn. Het AB stelt de projecten/activiteitenlijst vast en verdeelt de project- c.q. coördinatieverantwoordelijkheden.
3. In de vergaderingen van het AB brengen projectleiders/coördinatoren van activiteiten een- à tweemaal per jaar verslag uit m.b.t. de aan hen toebedeelde verantwoordelijkheden. Spoedeisende zaken worden tussentijds aan het DB voorgelegd. Tot de bevoegdheden van het AB behoort het benoemen, schorsen en ontslaan van personen die werkzaam zijn t.b.v. de vereniging. Een vergadering van het AB is tot besluiten bevoegd indien een meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.

Vacatures Algemeen Bestuur
Artikel 14
Melding van vacatures en kandidaten ter vervulling van de vacatures worden
gemeld in de agenda voor de Algemene Ledenvergadering.

Kandidaatstelling
Artikel 15
1. Het Algemeen Bestuur kan kandidaten voorstellen voor de in te vullen vacatures.
2. Tegenkandidaten kunnen door de leden tot uiterlijk drie dagen voor de Algemene Ledenvergadering schriftelijk worden ingediend bij het secretariaat van de Vereniging. Deze kandidaatstelling moet door tenminste vijf leden zijn ondertekend. Tevens moet van de kandida(a)t(en) een verklaring zijn bijgevoegd waaruit blijkt dat hij/zij bereid is/zijn een eventuele bestuursfunctie te aanvaarden.
3. Indien meerdere kandidaten zijn gesteld draagt het Algemeen Bestuur door middel van een kandidatenlijst de kandidaten voor aan de Algemene Ledenvergadering. De volgorde wordt door het Algemeen Bestuur bepaald.

Verkiezing
Artikel 16
1. De verkiezing van de voorzitter of overige leden van het Algemeen Bestuur
geschiedt overeenkomstig het bepaalde in artikel 10 van dit reglement.
2. Bij meerdere kandidaatstelling voor één functie wordt schriftelijk gestemd. Bij enkele kandidaatstelling kan de Algemene Ledenvergadering besluiten bij acclamatie te stemmen.
3. Bij het tussentijds ontstaan van een vacature kan het bestuur van de vereniging daarin voorzien door het voorlopig aanwijzen van een lid tot vervangend bestuurslid of aspirant bestuurslid. In de eerst volgende Algemene Ledenvergadering wordt dan de gebruikelijke kandidaatstelling volgens artikel 14 van dit reglement toegepast.

Rooster van aftreden
Artikel 17
1. Bestuursleden worden gekozen en benoemd voor de tijd van maximaal drie jaar en zijn terstond herkiesbaar tot een maximale zittingsduur van twaalf jaar.
2. Om bijzondere reden kan de Algemene Ledenvergadering hiervan afwijken. Het
Algemeen Bestuur stelt een rooster van aftreden op waarbij ernaar wordt gestreefd dat leden van het Dagelijks Bestuur niet gelijktijdig aftreden.
3. Bij tussentijds toetreden tot het bestuur neemt het nieuwe bestuurslid in het rooster van aftreden de plaats in van degene die hij vervangt.

Einde lidmaatschap bestuur
Artikel 18
Het lidmaatschap van het verenigingsbestuur eindigt:
1. doordat het lid het lidmaatschap van het bestuur opzegt;
2. doordat het lid ophoudt lid van de vereniging te zijn;
3. doordat het lid het vrije beheer over zijn geldelijke vermogen verliest;
4. bij besluit van tweederde van de zittende bestuursleden met een aan het lid gericht schrijven (nadat deze is gehoord) dat verdere samenwerking onmogelijk is.
Tegen deze beslissing kan betrokkene in beroep gaan bij de commissie als bedoeld
in artikel 5.2 van dit reglement;
5. doordat het lid aftredend is en herkiesbaar maar niet gekozen wordt;
6. door overlijden.

Taken en bevoegdheden van het Dagelijks Bestuur (DB)
Artikel 19
1. Het DB voert de besluiten uit van de Algemene Ledenvergadering en het Algemeen Bestuur.
2. Het DB bereidt de vergaderingen voor van het Algemeen Bestuur en de Algemene Ledenvergadering.
3. Het DB neemt besluiten wanneer, in spoedeisende zaken, het niet meer mogelijk is een vergadering van het Algemeen Bestuur te beleggen.
4. Het DB vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte. Zie statuten artikel 14.3.

Taken en bevoegdheden van het Algemeen Bestuur
Artikel 20
Naast de taken genoemd in artikel 14 van de statuten heeft het bestuur nog
de volgende taken en bevoegdheden.
1. Het bestuur kan ter behartiging van bijzondere taken of activiteiten vaste of ad hoc commissies of werkgroepen instellen.
2. Het bestuur is belast met de voorbereiding van de Algemene Ledenvergadering.
3. Het bestuur stelt een beleidsplan en werkplan op.
4. Het bestuur wijst vertegenwoordigers aan voor de Algemene Ledenvergadering van
KBO Gelderland, samenwerkingsverbanden op gemeentelijk niveau en andere beleidsorganen waarin de vereniging uit hoofde van haar doelstelling betrokken is.
5. De secretaris is verantwoordelijk voor het opmaken van het jaarverslag.
6. Het bestuur is verantwoordelijk voor de ledenadministratie. Deze taak wordt in overleg aan een van de bestuursleden opgedragen.
7. De penningmeester is verantwoordelijk voor het financieel beheer en de inning van de contributie. Jaarlijks vóór 15 februari dient de penningmeester de begroting voor het volgende jaar alsmede de financiële jaarstukken over het afgelopen jaar in bij het bestuur van de vereniging.
8. Het bestuur kan voor de functies van voorzitter secretaris en penningmeester plaatsvervangers uit haar midden aanwijzen. Het bestuur neemt door middel van, zo mogelijk, tenminste twee vertegenwoordigers deel aan het overleg van samenwerkingsverbanden op gemeentelijk niveau alsmede aan het overleg van andere beleidsorganen waarin de vereniging uit hoofde van haar doelstelling betrokken is.
9. De voorzitter van het bestuur heeft de leiding van de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering , neemt een deel van de vertegenwoordigende taken op zich en vervult representatieve taken.

Organisatie
Artikel 21
1. Het DB c.q. AB vergadert tenminste vier keer per jaar en voorts zo dikwijls
als de voorzitter of tenminste twee leden van het verenigingsbestuur dit noodzakelijk achten.
2. Voor elke vergadering stelt de secretaris in overleg met de voorzitter een agenda
op die tenminste zeven dagen vóór de vergadering aan de bestuursleden wordt gezonden.
3. Het verenigingsbestuur kan ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen indien
de meerderheid van in functie zijnde bestuursleden aanwezig is. Indien dit niet het
geval is worden de besluiten verdaagd naar de eerstvolgende vergadering. Indien ook
dan de meerderheid van in functie zijnde bestuursleden niet aanwezig is kan worden
besloten met meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen van de aanwezige
bestuursleden.
4. Indien zich de situatie voordoet dat door het ontbreken van voldoende bestuursleden,
als onder punt 3 omschreven, geen besluiten kunnen worden genomen maar de
urgentie en/of tijdsdruk toch een besluit vereis(t)(en) beslist het Dagelijks Bestuur.
5. Van het verhandelde tijdens de bestuursvergaderingen wordt schriftelijk verslag
opgemaakt. Dit wordt de eerst volgende bestuursvergadering vastgesteld en door de
voorzitter en de secretaris ondertekend.
6. Bestuursvergaderingen worden volgens jaarplanning gehouden. Als de voorzitter of
twee bestuursleden een extra vergadering nodig achten wordt daarvan zo mogelijk
twee weken te voren kennis gegeven onder opgave van de te behandelen punten.
7. Het Dagelijks Bestuur legt in elke vergadering van het Algemeen Bestuur
verantwoording af over door haar genomen besluiten c.q. uitgevoerde taken.

Verantwoording taak verenigingsbestuur
Artikel 22
Het verenigingsbestuur legt in de Algemene Ledenvergadering, verantwoording af over het gevoerde beleid (Beleidsplan) en de verrichte werkzaamheden (Werkplan) en het gevoerde financieel beleid.

Controle
Artikel 23
1. De Algemene Ledenvergadering benoemt, op voordracht van het bestuur voor de duur van twee jaar een financiële commissie van twee ter zake kundige leden en plaatsvervangende leden.
2. Elk jaar wordt één lid van de commissie vervangen. De financiële commissie controleert de financiële administratie van de penningmeester van het afgelopen jaar.
3. Onafhankelijk van het bepaalde in lid 2 van dit artikel zal de financiële commissie
controle kunnen houden wanneer daartoe aanleiding bestaat en/of gewenst wordt
door de financiële commissie zelf of bij functieoverdracht van de penningmeester.
4. Het controleverslag van de financiële commissie moet worden uitgebracht in de
Reguliere Algemene Ledenvergadering. Leden van het verenigingsbestuur kunnen geen lid van de financiële commissie zijn.

Kosten
Artikel 24
1. De kosten van de bestuursvergaderingen worden gedragen door de vereniging.
2. De kosten te maken door de bestuursleden van de vereniging voor de uitoefening van hun functie worden vergoed conform de door het verenigingsbestuur voor dit doel vastgestelde reis- en verblijfskostenvergoeding.

Boekjaar
Artikel 25
Het boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar.

Geldmiddelen
Artikel 26
1. De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:
a. contributies van de leden;
b. subsidies;
c. schenkingen, erfstellingen en legaten;
d. vergoedingen voor verleende diensten;
e. alle overige verkrijgingen en baten.
2. De geldmiddelen van de vereniging dienen afzonderlijk beheerd te worden op een of
meer aparte bankrekeningen op naam van de vereniging.
3. De rekeningen mogen nimmer een tekort aangeven.
4. Naast de penningmeester van de vereniging dient tenminste de voorzitter van de vereniging gemachtigd te zijn om bij ontstentenis van de penningmeester zo nodig over de tegoeden te kunnen beschikken.

Communicatie
Artikel 27
Het blad “Nestor”, uitgegeven door de Unie KBO, wordt onder de leden verspreid. Gelijktijdig hiermee wordt het eigen verenigingsblad “Nieuw Leven” bij de leden bezorgd.
De in artikel 3b genoemde personen ontvangen alleen het verenigingsblad “Nieuw Leven”.
De vereniging draagt er zorg voor dat haar leden in voldoende mate worden geïnformeerd.
De belangen van de vereniging zullen tevens in voldoende mate extern onder de aandacht worden gebracht.
Waar mogelijk zal zowel voor de in- als externe communicatie gebruik worden gemaakt van de beschikbare digitale mogelijkheden.

Wijzigingen van het reglement
Artikel 28
1. Een wijziging van dit reglement, voortvloeiend uit een wijziging van de statuten,
treedt gelijktijdig in werking met de wijziging van de statuten.
2. Andere wijzigingen treden in werking na vaststelling door de Algemene Ledenvergadering van de vereniging.

Slotbepaling
Artikel 29

Dit reglement treedt in werking na vaststelling door de Algemene Ledenvergadering van de vereniging.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van…..……. op basis van de volmacht verleend door de Algemene Ledenvergadering op 26 maart 2014.

H. Beaart, voorzitter
H.Hopman, secretaris