66^e Algemene Ledenvergadering

Seniorenvereniging Bergharen Hernen Leur

 

17 maart 2021

AGENDA

  1 Bestuurlijk jaarverslag over 2020

  2 Verslag kascommissie

  3 Financieel verslag over 2020

  4 Begroting 2022

  5 Meerjarenbegroting 2022 t/m. 2026

  6 Benoeming kascontrolecommissie 2022

  7 Bestuursverkiezing

  8 Activiteitenplan 2021

  9 Statuten

10 Huishoudelijk reglement

 

Agendapunt 1: Bestuurlijk jaarverslag 2020

 Inleiding

Voor u ligt het jaarverslag over het jaar 2020. In dit verslag wordt teruggekeken op het afgelopen jaar. Het bestuur heeft normaal gesproken 7 tot 8 pagina’s nodig om de activiteiten, de ontwikkelingen, de resultaten van het activiteitenplan en belangrijke gebeurtenissen over het voorbije verslagjaar te verslaan. Het bestuurlijk jaarverslag van 2020 is als gevolg van de coronacrisis aanzienlijk beperkter ten opzichte van die van voorgaande jaren.

In de maanden januari en februari en gedeeltelijk maart draaide onze vereniging, zoals van ouds, op volle toeren. De werkzaamheden van het bestuur stonden in die periode voornamelijk in het teken van de voorbereidingen voor het 65 jarig jubileum dat op 18 maart 2020 zou plaatsvinden. Ook de voorbereiding en het uitwerken van de financiële jaarstukken en de beleidsstukken voor de 65^e Algemene Leden Vergadering (ALV) vroegen in deze periode de nodige tijd en inspanning van het bestuur. Als gevolg van de plotsklap ingevoerde (zogenaamde) “Intelligente Lock down” veranderde echter van het ene op het andere moment alle voorgenomen plannen.

 

65 jarig jubileum

Het voornemen van het bestuur was er volledig op gericht op 18 maart een bijzondere 65^e ALV te laten plaatsvinden en aansluitend het 65 jarig jubileum van onze vereniging te vieren.

De voorbereidingen waren tot in detail geregeld. Het beloofde een in alle opzichten geslaagd feest te worden.

Als donderslag bij heldere hemel kwam echter op 13 maart van regeringszijde het bericht dat met ingang van zondag 15 maart een “Lock down” zou worden ingevoerd. Een lock down met vergaande gevolgen.

In allerijl heeft het bestuur n.a.v. dit bericht de gemaakte afspraken m.b.t. de geplande optredens, accommodatie, catering etc. geannuleerd.

Ook werden alle verenigingsactiviteiten m.i.v. dezelfde datum stilgelegd.

 

1^e schriftelijke ALV/ledenraadpleging

Omdat een mondelinge ALV niet meer mogelijk was heeft het bestuur,  (na ministeriële  afstemming) overigens voor het eerst in de geschiedenis van onze vereniging, in september noodgedwongen een schriftelijke (reguliere) ledenraadpleging/stemming uitgeschreven. Zie hiervoor de vergader-set ALV c.q. ”het groene boekje”.

De stemming was zeer succesvol, 90% van de uitgenodigde leden heeft hier aan deelgenomen. Ook de uitslag was unaniem positief, e.e.a. conform de voorstellen van het bestuur. De notulen zijn inmiddels vastgesteld.

 

Attentie leden

In mei heeft het bestuur onder de titel “Even je gedachten verzetten in deze moeilijke tijd” de leden letterlijk en figuurlijk een zoethoudertje aangeboden in de vorm van een speciale chocoladereep.

De actie heeft tot veel positieve reacties geleid.

 

2^e schriftelijke ALV/ledenraadpleging

In november heeft het bestuur wederom, noodgedwongen, een schriftelijke stemming/ledenraadpleging uit moeten schrijven. Ditmaal was de stemming noodzakelijk vanwege de beëindiging van het lidmaatschap bij de Unie-KBO ingaande 1 januari 2021 en de toetreding per gelijke datum bij de Koepel van Gepensioneerden (KvG) en de (voorlopige) aansluiting bij de Federatie van Algemene Senioren Vereniging (FASv) eveneens m.i.v. 1 januari 2021.

Het novembernummer van ons blad 55+ was geheel gewijd aan deze zeer belangrijke te nemen besluiten.

Van de 481 verzonden stemformulieren werden er 187 geretourneerd. Het overgrote deel van de respondenten stemde in met de voorstellen van het bestuur. De notulen zijn inmiddels vastgesteld.

Jubilarissen

Ook dit jaar was het traditiegetrouw de bedoeling om aan het eind van de ALV de zilveren jubilarissen te huldigen. Om de bekende reden kon dit echter niet plaatsvinden.

Er van uitgaande dat de coronacrisis van tijdelijke aard zou zijn, was het bestuur voornemens om later in het jaar de jubilarissen alsnog in het zonnetje te zetten. Helaas is onze inschatting toen te optimistisch geweest.

Ondanks de geldende strenge coronamaatregelen heeft het bestuur besloten hier alsnog aandacht aan te besteden. Op 18 december heeft de voorzitter beladen met boeketten bloemen, flessen wijn en VVV-geschenkbonnen, de jubilarissen thuis (aan de deur) bezocht en hen mede namens het bestuur gefeliciteerd met het bereiken van deze belangrijke mijlpaal.

De jubilarissen zijn:

Mw. van Duifhuizen van de Wielen;

Dhr. en Mw. Krutwagen;

Mw. Lowiessen- Kuijpers;

Mw. Schonenberg- van Summeren;

Dhr. en Mw. Winnemuller.

 

Actie kerstpakketten

Tijdens de donkere dagen voor kerstmis heeft het bestuur de leden verrast met een heus ouderwets kerstpakket. De pakketten werden door de bestuursleden en leden van de werkgroep kerstviering persoonlijk bij de leden, vergezeld van een kerstwens, (aan de deur) overhandigd.

Gezien de vele positieve en vaak ontroerende reacties mogen we spreken van “Een schot in de roos”.

 

Algemeen

Bestuurssamenstelling:

Bij aanvang van het jaar 2020 was het bestuur als volgt samengesteld

Henk Beaart                                      voorzitter

Ineke Tonen-van Kerkhof                vice voorzitter

Jacqueline Zunnebeld                      secretaris

Annie Peters-Damen

Ad Romijnders

Annemiek Rikken-Verploegen           in de loop van het jaar 2020

(penningmeester)

 

In memoriam:

In het verslagjaar ontvielen ons 16 leden:

Mw. W.P.M. Mooren-Nijsten van den Heuvel, Dhr. J.F.A.A. van Hout,

Dhr. P.G. van Summeren, Dhr. A.P.M. Hendriks, Dhr. J.G. de Leeuw, Mw. J. van Laar- Arissen, Mw. M. de Vaal-de Vaan, Dhr. A.H. Lodenstijn, Mw. J. van Dijk-Manders, Mw. J.M. Giessendanner-Odenkerk, Mw. A. Jansen-Hendriks, Mw. M.G.W. Coppes-Verploegen,  Dhr. F.M.C. Koning, Mw. M.W. van de Wardt-Goedhart, Dhr. P.A. Basten, Dhr. P. Hendriks.

 

Aantal leden:

Het aantal leden per 31 december 2020 bedroeg 472

Het aantal gastleden per 31 december was 33.

 

Agendapunt 2: Schriftelijk verslag kascommissie over het boekjaar 2020

De kascontrole heeft plaatsgevonden door: Han van den Berg en Henk Adams.

Zij hebben inzage gekregen in alle financiële bescheiden van de Bond van Ouderen. Vastlegging en archivering heeft op een adequate wijze plaatsgevonden. Er is een beperkt aantal steekproeven genomen. Kostennota’s versus vastlegging en verantwoording. Er zijn geen omissies geconstateerd. De penningmeester wordt derhalve décharge verleend.

Han van den Berg

Henk Adams

 

Agendapunt 3: Financieel jaarverslag 2020

Algemeen

Voor een toelichting op de activiteiten van de vereniging wordt verwezen naar het bijgaande financiële jaarverslag (resultatenrekening en balans met toelichting 2020) evenals de meerjarenbegroting voor 2022 tot en met 2026 welke beide ter goedkeuring worden aangeboden aan de Algemene Ledenvergadering van maart 2021. Zijn er vragen, opmerkingen of is er behoefte aan inzage in de financiële stukken, dan kunt u per mail contact opnemen met de penningmeester op mailadres: senior.bhl@gmail.com.

 

Resultaat

In 2020 is € 4.889,37 meer uitgegeven dan er aan inkomsten zijn binnengekomen. De overschrijding wordt voornamelijk veroorzaakt door extra attenties en op stekertjes voor de leden.

 

Werkgroepen

Voor een overzicht van het werkkapitaal van de werkgroepen zie toelichting.

 

Meerjarenbegroting 2022-2026

Contributie

Op 1 januari 2021 bedraagt het aantal leden 472, het aantal gastleden 33. In de extra schriftelijke Algemene Ledenvergadering van november 2020 is door het bestuur voorgesteld om de contributieverhoging voor 2021 te laten vervallen. Dit voorstel is door de schriftelijke ALV stemming aangenomen. De contributie bedraagt € 22,- voor leden

en € 11,- voor gastleden.

Met ingang van 1 januari 2021 zijn wij geen KBO meer, leden van andere KBO afdelingen kunnen niet meer ingeschreven worden als gastlid bij onze vereniging. De huidige gastleden blijven gastlid zoals voorheen. Het bestuur stelt voor om de contributie voor 2022 niet te verhogen.

 

Exploitatie

Omdat het eigen vermogen van onze vereniging voldoende is streven we ernaar om dit stabiel en op deze lijn te houden. Het streven is om de bestuurs- en apparaatskosten voor de komende jaren waar mogelijk te verminderen door meer gebruik te gaan maken van de huidige (digitale) technieken.

 

Contributieafdrachten

De contributieafdrachten zijn aanmerkelijk verminderd door de opzegging van het lidmaatschap bij KBO/PCOB

 

Bestuurs- en apparaatskosten

De bankkosten zijn hoger doordat vanaf ± juni 2019 1 bankrekening is, waar alle onderdelen gebruik van kunnen maken. Door annuleringen zijn er extra transacties geweest, wat extra kosten met zich meebrengt.

De overleggen met G-13 etc..., staan vanaf nu op een laag pitje, dat gaat resulteren in een vermindering van de reiskosten.

De overige voor- en nadelen vallen tegen elkaar weg.

 

Activiteiten en ontspanning

Kerstpakketten voor leden

Gebruikelijk is dat de Algemene Ledenvergadering vanuit de Algemene Reserve, de benoemde reserves vaststelt.

Gevraagd wordt om het besluit het exploitatieresultaat 2020 van

€ 4.889,37 als volgt te boeken:

€ 2000,- ten laste van Algemene Reserve en € 2889,- ten laste van reserve festiviteiten en nieuwe activiteiten.

 

Agendapunt 4: Vaststelling begroting 2022

 Toelichting:

Bestuurs- en apparaatskosten in 2021, incl. de overgang naar LEAweb ledenadministratie, de kosten hiervoor bedragen éénmalig € 1,- per lid en daarna jaarlijks voor onderhoud en update € 0,24 per lid.

Incidentele bijdragen: 2021 ontvangen legaat uit nalatenschap.

Bijdrage gemeente Wijchen is afhankelijk van Gemeentelijk Beleid.

 

Agendapunt 5: Meerjarenbegroting 2022 t/m 2026

 

Agendapunt 6: Benoeming kascontrolecommissie 2022

Henk Adams heeft zitting in de kascontrolecommissie 2022, het bestuur wil graag in contact komen met een lid die zitting wil nemen in deze kascontrolecommissie. De controle zal medio februari/maart 2022 plaatsvinden.

Belangstellenden kunnen zich aanmelden bij de penningmeester Annemiek Rikken telefoon: 06-54712719 of per mail: senior.bhl@gmail.com

 

Agendapunt 7: Bestuursverkiezing

Statutair aftredend zijn:

• Annie Peters-Damen Bergharen
• Jacqueline Zunnebeld Hernen

Zowel Annie als Jacqueline stellen zich herkiesbaar.

Dhr. Henk Beaart is aftredend en niet herkiesbaar.

 

Het heeft lang geduurd maar het bestuur is er in geslaagd te voorzien in een tweetal reeds lange tijd bestaande vacatures. De kandidaat bestuurders zijn:

• Joke van Dreumel-Megens uit Hernen. Joke heeft de nodige bestuurlijke ervaring. Ze is sedert een reeks van jaren secretaris van de Stichting Hernense Stratenmarkt.
• Wil Ariëns uit Bergharen is een actief lid binnen onze vereniging. Hij is sedert enkele jaren mede coördinator van de “Bingo-groep” en lid van de “ Reiscommissie”.

Het bestuur draagt beide kandidaten voor als bestuurslid.

 

Tegenkandidaten kunnen zich tot uiterlijk 10 maart schriftelijk aanmelden bij het secretariaat van de vereniging. Deze kandidaatstelling moet door tenminste vijf leden zijn ondertekend en de kandidaat moet een verklaring bijvoegen dat hij/zij bereid is een bestuursfunctie te aanvaarden.

 

 

Agendapunt 8: Werkplan 2021 (terugblik werkplan 2020)

Terugblik activiteitenplan 2020

Als gevolg van de coronacrisis kon het activiteitenplan slechts gedeeltelijk worden gerealiseerd.

Het activiteitenplan 2020 betrof, kort samengevat:

1. Invulling vacature voorzitter;
2. Uitbreiding samenwerking met andere regionale seniorenverenigingen;
3. Het houden van een lezersonderzoek m.b.t. het informatieblad 55+;
4. Bijdrage leveren aan realisering KBO/PCOB vernieuwt;
5. Voorbereiding en viering 65 jarig jubileum.

 

Ad 1: Invulling vacature voorzitter:

Ondanks verschillende acties is het bestuur er tot op heden niet in geslaagd in de vacature te voorzien. Wel is het bestuur recent er in geslaagd een tweetal (kandidaat) bestuursleden te werven. Beiden zullen (onder voorbehoud uitslag stemming) m.i.v. 17 maart a.s. tot het bestuur toetreden.

 

Ad 2: Uitbreiding samenwerking met andere regionale seniorenverenigingen:

Begin 2020 hebben enkele oriënterende gesprekken plaatsgevonden met seniorenvereniging Druten (DRONIO). Als gevolg van de coronacrisis hebben geen vervolggesprekken plaatsgevonden. Inmiddels functioneert een samenwerkingsverband van de 13 uitgetreden Gelderse seniorenverenigingen. DRONIO is evenals onze vereniging lid van dit samenwerkingsverband.

 

Ad 3: Het houden van een lezersonderzoek m.b.t. het informatieblad 55+:

Om reden als onder punt 2 genoemd, heeft het onderzoek niet plaatsgevonden.

 

 

Ad 4: Bijdrage leveren aan realisering KBO/PCOB vernieuwt:

Onherstelbare verschillen van inzicht op landelijk niveau omtrent vernieuwing en voorgenomen fusie hebben er toe geleid dat 13 Gelderse seniorenverenigingen (waaronder onze vereniging) m.i.v.

1 januari 2021 het lidmaatschap bij de landelijke Unie-KBO hebben opgezegd.

 

Ad 5: Voorbereiding en viering 65 jarig jubileum:

Zoals bovenomschreven heeft de jubileumviering, helaas geen doorgang kunnen vinden.

Activiteitenplan 2021

De huidige onzekerheid over de bestrijding van het coronavirus en de onduidelijkheid voor de langere termijn voor we weer kunnen spreken over het “Oude normaal” heeft het bestuur besloten in 2021 geen activiteitenplan te presenteren.

Mocht in de loop van het jaar (wat we met z’n allen hopen) de situatie verbeteren zal de focus van het bestuur zich voornamelijk richten op het geleidelijk aan opstarten van de activiteiten.

Ook zal nadrukkelijk aandacht worden besteed aan het herstel van de contacten met de leden. Op welke wijze dit zal worden ingevuld zal in hoge mate afhangen van de mogelijkheden van dat moment.

Het bestuur gaat er vooralsnog vanuit dat in 2022 een volwaardig werkplan kan worden gepresenteerd.

 

Agendapunt 9: Vaststellingen statuten

 

Agendapunt 10: Vaststelling huishoudelijk reglement