Privay statement KBO

KBO Bergharen, Hernen Leur (hierna KBOBHL) verwerkt persoonsgegevens. In dit
privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van
persoonsgegevens door KBOBHL.


KBOBHL streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking
van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening
Gegevensbescherming.


Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam,
(mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar
een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen
die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.


Persoonsgegevens verdienen bescherming
Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende
mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op
grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van
persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een vereniging als KBOBHL. Met ingang van 25 mei
2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens
vervangt. In dit privacystatement geven wij aan hoe KBOBHL voldoet aan de wetgeving.


Van wie verwerkt KBOBHL persoonsgegevens?
KBOBHL verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie
hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Leden en vrijwilligers;
- Mensen die interesse tonen in het lidmaatschap van KBOBHL of die in het verleden lid zijn
geweest;
- Abonnees op Informatieblad 55+;
- Mensen die als niet-lid deel hebben genomen aan door KBOBHL georganiseerde
activiteiten en/of acties;
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee
hebben, willen krijgen of hebben gehad.


Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
KBOBHL verwerkt persoonsgegevens in een ledenadministratiesysteem. De verwerking van
deze gegevens vindt voornamelijk plaats door de ledenadministrateur. De penningmeester
heeft toegang tot de ledenadministratie voor de verwerking van financiële gegevens. Op
beperkte schaal maken enkele coördinatoren eveneens gebruik van de ledenadministrartie
ten behoeve van de registratie van deelnemers aan activiteiten.


Waarvoor verwerkt KBOBHL persoonsgegevens?
Om lid te kunnen worden van KBOBHL, om abonnee te worden van Informatieblad 55+, aan
de slag te gaan als vrijwilliger, of om een andere relatie met ons te gaan, hebben we
persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij de communicatie op de
passende wijze verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie.
Leden, abonnees en relaties willen we zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam en
adresgegevens gebruiken we bijvoorbeeld om contact te onderhouden en informatie te
verschaffen over aan het lidmaatschap en abonnement gerelateerde zaken zoals het
toesturen van (afdelings-)nieuws, uitnodigingen voor activiteiten en het magazine. Bij vragen
aan bijvoorbeeld het secretariaat , verwerken wij persoonsgegevens om onze leden en
relaties zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Mailadressen gebruiken wij voor het toesturen van digitale informatie.


Verwerkt KBOBHL bijzondere persoonsgegevens?
Nee, KBOBHL verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens
zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is,
zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke
gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze vereniging:
lidmaatschap en de deelname aan activiteiten. KBOBHL draagt er zorg voor dat iedereen die
persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.


Hoe gaat KBOBHL met persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is
voor gebruik binnen de vereniging of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij zijn ons
ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk
mee om dienen te gaan.


Wie kan er bij persoonsgegevens?
Binnen het organisatieonderdeel waar iemand lid van is kan degene die belast is met de
ledenadministratie de lidmaatschapsgegevens inzien en ook wijzigingen aanbrengen.
De autorisatiestructuur binnen de ledenadministratie is vastgelegd in een handleiding.
Daarin is onder meer vastgelegd wie toegang heeft tot de ledenadministratie en hoe de
toekenning van rechten (inzage, verwerking ed.) precies in zijn werk gaat.


Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen.
KBOBHL wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen, tenzij een gerechtvaardigd
doel daarmee gediend wordt en met deze partij een verwerkersovereenkomst is
overeengekomen (bijvoorbeeld voor de ledenadministratie of het hosten van de website).


Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden in beperkte vorm na beëindiging van
het lidmaatschap bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren
heen te kunnen genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden wettelijk bepaalde
voorschriften. Kan ik zien welke gegevens KBOBHLvan mij verwerkt?
Elk lid heeft recht op inzage in de lidmaatschapsgegevens die KBOBHL verwerkt. Neem
daarvoor contact op met het secretariaat . Indien gewenst kunt u ook verzoeken om de
geregistreerde gegevens te wijzigen of te verwijderen.


Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door KBOBHL kunt u
terecht bij het bestuur van KBOBHL.
Voor het melden van (het vermoeden van) een beveiligings- of datalek is een Procedure
beveiligings- en datalek opgesteld.
KBO-PCOB, waar KBOBHL via de Unie KBO onderdeel van uitmaakt, heeft een
Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming die naleving van de wet- en regelgeving
coördineert. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming is tevens het meldpunt voor
datalekken. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming kunt u bereiken op
telefoonnummer 030 -3400 600 of per mail: Threes.Geelen@kbo-pcob.nl.


Wijzigingen privacybeleid
KBOBHL streeft naar een zo actueel mogelijk privacybeleid en behoudt zich daarom het recht
voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacystatement. Op de website van KBOBHL is
altijd het meest recente statement beschikbaar.